الهياكل التنظيمية مميزات وعيوب
يعتبر الهيكل التنظيمي بمثابة الهيكل العظمي لأي منظمة. فمن خلاله يتم بيان الوحدات التنظيمية للإدارات التي تتألف منها هذه المنظمة وتتخذ مستوياته الإدارية شكلاً هرمياً تتوضع الإدارة العليا في قمته.
مفهوم الهيكل التنظيمي.
هو السبيل لتحقيق الأهداف التنظيمية. فهو نظام للسلطة والعلاقات والمسؤولية بين الوحدات التنظيمية. من خلاله يتم تحديد خطوط المنظمة والعلاقة بين المهام والمسؤوليات المتعددة لكل وظيفة ومسؤولية من جهة.
وكذلك بين الوحدات الإدارية المتعددة التي تشترك في العمل. من أجل الوصول لتحقيق اهداف المنظمة. كما يحدد الهيكل طبيعة وأسلوب العمل اللازم للمنظم (مصطفى، 2020، ص11).
عرف وزوز (2013، ص19) الهيكل التنظيمي بأنه الهيكل العضوي الذي يقوم على اللامركزية عند اتخاذ القرارات. كما يشجع على استعمال اللارسمية في حل مشكلات العمل أكثر من التركيز والاعتماد على الإجراءات والقواعد المكتوبة. ويسهم في بناء الثقافة وتدفق القيم التعليمية، فضلاً عن تبادلها بين الأفراد والأقسام ضمن المنظمة.
عرف الحمداني (2013، ص30): الهيكل التنظيمي بأنه بناء منظم ومنسق من مجموعة من الفعاليات الموجهة بهدف إدارة أهداف المنظمة. وأن الهيكل التنظيمي قد تم إنجازه لتلبية متطلبات وحاجات المنظمة.
أهمية الهياكل التنظيمية.
إن فعالية التنظيم في المؤسسة يتأثر بالوسط المحيط. من خلال العلاقة الواضحة بين البيئة المستقرة من جهة وبين البيئة المتحركة. فضلاً عن درجة تعقيد الهيكل التنظيمي من جهة أخرى. حيث يتطلب هذا التعقيد درجة عالية من اللامركزية لكي تستجيب المنظمة للتغيرات المحيطة. وتظهر أهمية الهيكل التنظيمي من خلال التالي (والي، 2012، ص12):
- تنظيم العلاقات وترتيبها داخل كل مؤسسة.
- توضيح الإدارات في المؤسسة والدوائر التابعة لها والأقسام في كل دائرة والشعب في كل قسم. .
- ترتيب العلاقات وتوزيع المستويات الإدارية فـي المؤسسة واختصاصات ومسؤوليات كـل مستـوى.
- يعتبر إحدى الأدوات الإدارية التي تساعد المنظمة في الوصول لأهدافها. حيث يمكن تشبيه الهيكل التنظيمي بالهيكل العظمي للإنسان. وبهذا الهيكل يمكن ربط الوحدات التنظيمية مع بعضها.
أنواع الهياكل التنظيمية.
ويشمل الهيكل التنظيمي على:
أولاً - الهيكل المصفوفة.
يجمع هذا النمط في صفاته من الهياكل التنظيمية بين النمط الوظيفي ونمط الأقسام. ويعمل على الاستفادة من ميزات النمطين وتفادي عيوبهما. كما إن الأفراد العاملين في هذا الهيكل يتعرضون إلى سلطتين بآن واحد سلطة رأسية وظيفية وسلطة أفقية الأقسام. مع ظهور اختلاف وجهات النظر بين السلطتين حول قرارات مهمة أحياناً (Fadi، دت).
مزيا وعيوب الهيكل المصفوفي:
- كفاءة أكبر في استخدام الموارد.
- مرونة وتكيف للبيئة المتغيرة.
- تطوير المهارات الإدارية العامة والمخصصة.
- تعاون بين فرق العمل والخبراء.
- توسيع الوظائف توسيع الوظائف للعاملين.
- خدمة أفضل للزبائن.
أما عن عيوبه: (العامري والغالبي، 2008)
- إحباط وغموض نتيجة السلطة المزدوجة.
- صراعات بين طرفي الهيكل.
- الاجتماعات الثيرة والنقاشات الطويلة حول بعض القضايا.
- الحاجة إلى تدريب في مجال العلاقات الإنسانية.
- الهيمنة من قبل بعض الأطراف.
التحديات التي تواجهها المنظمات المصفوفية في إرسال التقارير إلى أكثر من مدير؟
على الرغم من الفوائد العديدة لنهج إدارة المصفوفة. هناك العديد من التحديات التي تواجهها عند التواصل مع أكثر من مدير في منظمة مصفوفية مثل:( أبو سويلم، 2022)
- الأهداف المتضاربة: احتمال حدوث تضارب في أهداف العاملين في نفس المشروع بین مختلف المدیرین والأولویات. فيعملون في أغراض متقاطعة. وبالتالي خلق نزاعات فيما بينهم. بسبب عدم وجود رؤية موحدة بينهم.
- الولاءات المتضاربة: عند توجيه الأفراد تبعاً للتسلسل الإداري. ولايكون التسلسل نحو نوعية العمل. فإن الأفراد لايرون أنفسهم كجزء من الفريق. فتنشأ الخلافات بين المديرين الوظيفيين والمديرين التنفيذيين حول تعيين أولويات المشروع.
- حدوث ارتباك حول الأدوار والمسؤوليات في المنظمة: فلا يعرف بعض الأفراد جهة الاتصال اللازمة للحصول على المعلومات والبيانات التي يحتاجونها. فينشأ الإحباط نتيجة توقف المشاريع أو عدم تنفيذها نتيجة نقص التواصل.
- قرارات مؤجلة: في حال تعقيد وجود عدة فرق تعمل في عدة جوانب من المشروع. نجد عدم الوضوح يتسم الجهة المسؤولة عن مهمة تقييم الأداء. وعن القرارات. كما في المنظمات التي لا يشارك فيها المديرين موظفيهم في صنع القرار.
- فقدان التعلم التنظيمي: مما يسهم في زيادة التحديات وانخفاض الفعالية بين مجموعات الأفراد الذين يتشاركون معاً لفترة زمنية محددة فقط. كما يتم الإفراط في تنفيذ المبادرات من قبل المشاركين. مع صعوبة قياس القدرات الفردية.
 |
| تابعنا على صفحة الفيس بوك واجباتي أونلاين |
الفوائد المتوقعة للمنظمات المصفوفية.
ومن أهم فوائد المتوقعة: ( Fadi. د ت)
- كفاءات أكثر في استخدام الموارد. وخدمات أفضل للزبائن وكسب رضاهم. ومرونة وتكيف للبيئة المتغيرة.
- تطوير المهارات الإدارية وتوسيع الوظائف للعاملين. فضلاً عن تعاون بين فرق العمل وتوفرهم لكل قسم.
- تقاسم ومشاركة الخبرات عبر الحدود الإدارية للمنظمة وعندها يقوم عدد من الأفراد ضمن وظائف مختلفة بالتنظيم تحت إمرة مدير المشروع لخلق عمل فريد من نوعه (فريق العمل، 2017).
ثانياً -الهياكل التنظيمية اللامحدودة.
الهياكل التنظيمية اللامحدودة: وفي هذا النوع من الهياكل التنظيمية يتم إزالة الحدود بين النظم والوحدات الفرعية داخل المنظمة. بالإضافة للحدود الخارجية مع محيط هذه المنظمة.
مزايا وعيوب الهيكل اللامحدود.
مزايا الهيكل اللامحدود:
- الاستفادة من الخبراء في كل مكان.
- مرونة عالية واستجابة سريعة.
- تقليل التكاليف الإدارية.
- اكتساب خبرات تكنولوجية واسعة.
- لا واجبات رسمية محددة ولا روتين.
- تقاسم المعرفة والخبرة.
أما عن عيوب الهيكل اللامحدود:
- صعوبة السيطرة.
- ضعف الحدود بين الاختصاصات للوظائف المختلفة.
- تحتاج إلى مدراء ذوي مهارات عالية.
- تتطلب اتصالات فاعلة وتكنلوجيا متقدمة.
- احتمال سوء الفهم في تفسير بعض الأمور. (العامري والغالبي، 2008).
الإيجابيات والسلبيات التي تعتقدها في كونك موظفا في منظمة لا محدودة.
ومن الإيجابيات والسلبيات فيها نذكر:( Fadi، د ت)
السلبيات: تتمثل في ضعف الحدود بين الاختصاصات والوظائف المختلفة. مع احتمال سوء الفهم في تفسير بعض الأمور. تحتاج إلى مدراء ذو مهارات عالية. كما تتطلب اتصالات فاعلة وتكنولوجيا متقدمة.
ثالثاً - المنظمة المتعلمة.
المنظمة المتعلمه هي منظمة يعمل فيها الأفراد على زيادة خبراتهم في تحقيق النتائج المرجوة بدقة. ويطلق فيها العنان لطموحات العاملين للتعلم من بعضهم بشكل مجموعات.
وبمعنى آخر هي المنظمة التي يهتم أفرادها بزيادة طاقاتهم وخبراتهم باستمرار بهدف تحقيق النتائج المرجوة. حيث تنضج أنماط فكرية من جديد. لتوضع فيها مجموعة الطموحات والأهداف (الرواش وصياح، 2014، ص365).
التكلفة الأساسية التي تتكلفها المنظمة حال خلق بيئة تعلم مستمرة؟
أو التحدي الرئيسي للحفاظ على بيئة تنظيمية متعلمة.
يرى العديد من علماء الإدارة أن التطبيق العملي لفكرة المنظمة المتعلمة مكلف وبالغ التعقيد. ويحتاج خبرة ونظم تقنية خاصة. تبعاً لحجم المنظمة وقدراتها المالية.
مع ملاحظة أنه بإمكاننا التدرج في تطبيق هذا النموذج. مهما كان حجم منظماتنا بشرط وجود العزيمة والفهم السليم للفكرة. من خلال تنظيم عملية تبادل المعارف بين أفراد المنظمة. ومع الفعاليات المماثلة. بالإضافة لتجربة التدوير الوظيفي المؤقت كونها تمنح الأفراد فرصة لتجربة جديدة.
كما أن التجريب على رأس العمل في حال تم بطرق صحيحة ذو مردود أكبر من التدريب في القاعات التدريبية المعتاد في أكثر المنظمات. وبالتالي فإن فوائد تطبيق تجربة المنظمه المتعلمه تستحق المجازفة بهدف مضاعفة المعرفة. وتشكيل ثقافة المنظمة وزيادة معارفها. من أجل حجز مركزاً مرموقاً لها في سباق التطور والمعرفة (باحصين،2019).
وبالتالي إن التطبيق العملي لفكرة المنظمة المتعلم يتطلب خبرة ونظم تقنية خاصة. وكل ذلك يعتمد على حجم المنظمة وقدراتها المالية. ولكن هذا لا يعني أنها مستحيلة فالسبيل من خلق بيئة تعلم مستمرة هي تحقيق الرسالة والرؤية والفائدة الأساسية هي الاستمرارية في التطوير والتدرج في التطبيق لتحقيق الأهداف المطلوبة.
الفوائد من خلق بيئة منظمة متعلمة.
إن الفائدة من المنظمة المتعلمة تكمن في التالي:
- توقع التغيرات المستقبلية في البيئة والقدرة على التكيف مع آثارها. وتطوير واستحداث خدمات وعمليات جديدة بشكل سري.
- استثمار مواردها البشرية في جميع المستويات الإدارية بأقصى طاقة ممكنة.
- نقل المعرفة بين أجزاء المنظمة وبينها وبين غيرها من المنظمات بدقة وسرعة وسهولة.
في أي منظمة من هذه المنظمات ترغب بالعمل فيها؟ لماذا؟
- خيار أول: من خلال مراجعتي لهياكل المنظمات فإنني أرغب العمل في الهيكل الشبكي. لأنه بدو وكأنه محور مركزي تحيط به الشبكة من المتخصصين الخارجين. وتكون مرتبطة إلكترونياً بالمركز الرئيسي. وتعمل على الاستفادة من الخبرات المتخصصة من الخارج. كما إن تكنولوجيا المعلومات تسمح بالإدارة ولو على بعد. وبالتالي مرونة في العمل. مع إمكانية المنافسة من خلال السيطرة على التكاليف مع تخفيض في التكاليف الإدارية (Fadi، د - ت).
- خيار ثاني: أما عن المؤسسة التي أرغب في العمل فيها هي المنظمه اللامحدودة. وسبب اختياري لها هنا أنها تساهم في اكتساب خبرات تكنولوجية والسماح بتدفق الأفكار بحرية والابتكار لتطوير المنظمه بشكل أكبر حتى أن سلبياته ليست بالتي لا تُحل أو عائق بل يستطيع الفرد تداركه.
- خيار ثالث: من خلال المراجعة للهياكل المذكورة. أستوضح الرغبة للعمل ضمن منظمة تعتمد على الهيكل اللامحدود فأنا أحب العمل دون قيود. وهذا الهيكل يساعد على تطوير المهارات بشكل مستمر لمواكبة السوق إضافة لعدم وجود روتين عمل معين أو عمل مستمر بذات الكيفية. هكذا نظام يعطي الحرية للموظفين. (العامري والغالبي، 2008).
- خيار رابع: أرغب في العمل ضمن المنظمة المتعلمة بسبب سهولة نقل المعارف بين أجزاء المنظمة نفسها، وبينها وبين غيرها من المنظمات بدقة وسرعة.
في الختام 👈مما سبق نستنتج أن:
- لكل هيكل منظمة إيجابيات وسلبيات تبعاً للظرف المحيط. ويمكن أن تخلق الإجهاد للمشاركين من خلال المطالب التي تتجاوز الوقت أو القدرة على توافق الأولويات. بالإضافة لأنها تكون أكثر فعالية من حيث التكلفة بالاعتماد على فرق مخصصة. مع مشاركة فعالة من جميع الأطراف.
- أن وظيفة التنظيم المرتبطة بالمدير لا تقل أهمية عن باقي الوظائف كالتخطيط والرقابة والقيادة. وتعتبر هذه الوظيفة مرتبطة بكل ما يتعلق بإيجاد صيغ العمل والهيكلية وتوزيع الصلاحيات وتنظيم الموارد.
- للهياكل التنظيمية أهمية كبيرة في تنظيم أوقات ومتطلبات المنظمات فمعظم الشركات تستخدم المخطط التنظيمي الذي يعرض هيكل المنظمة. وفيه يُعرض العلاقات بين الأعضاء التنظيميين ورُتب جميع المناصب في المنظمة.
المراجع.
- أبو سويلم، سندس. (2022). التحديات التي تواجهها المنظمات المصفوفية. موضوع. متاح على الرابط https://2u.pw/GnqYB.
- الحمداني، مهند طالب حميد. (2013). تحليل الهيكل التنظيمي عبر علاقة أبعاد الهيكل التنظيمي بالترتيب العضوي. بحث تطبيقي في هيئة النزاهة. رسالة ماجستير. كلية الإدارة والاقتصاد. الجامعة المستنصرية. العراق.
- الرواش، حسن نجيب وصياح، جهاد بني هاني. (2014). أساسيات بناء المنظمة المتعلمة ودورها في تحقيق التنمية المستدامة – دراسة ميدانية على شركات تكنولوجيا المعلومات في الأردن. العدد الخاص بالمؤتمر العلمي المشترك. بغداد: مجلة كلية بغداد للعلوم الاقتصادية الجامعة.
- العامري، صالح مهدي محسن والغالبي، طاهر محسن منصور. (2008). الإدارة والأعمال. عمان. الأردن: دار وائل للنشر والتوزيع
- باحصين، احمد. (2019). ماهي المنظمة المتعلمة وكيف يمكن تطبيقها؟. موقع حضرمي. متاح على الرابط https://2u.pw/LBEhE.
- فريق العمل. (2017). تحديات وفوائد إدارة المصفوفة في مكان العمل. موقع المنتدى العربي لإدارة الموارد البشرية. متاح على الرابط https://hrdiscussion.com/hr120190.html.
- Fadi ( د ت). الهياكل التنظيمية للمنظمات. الخبر. متاح على الرابط https://2u.pw/D2oqdk.
- مصطفى، غزوان. (2020). الهيكل التنظيمي المرن وأثره في الرافعة المعرفية – دراسة تحليلية لآراء عينة من القيادات الأكاديمية في جامعات عراقية مختارة. العدد 2. المجلد 10. كركوك. العراق: مجلة جامعة كركوك للعلوم الإدارية والاقتصادية.
- والي، عدنان ماشي. (2012). بناء الهياكل التنظيمية. بوابة كنانة أونلاين. متاح على الرابط https://kenanaonline.com/users/EBENALRAFDEN/downloads/48178.
- وزوز، أمل تيسير احمد. (2013). دور الهيكل التنظيمي المرن في بناء المنظمة المتعلمة – دراسة على الجامعات الفلسطينية العامة في الضفة الغربية. رسالة ماجستير. قسم إدارة الأعمال. كلية الدراسات العليا. جامعة الخليل. فلسطين.