مهارات التواصل ونجاح الرسائل الاتصاليه.
ترتبط المهارات الحياتية بأساليب التعامل مع الأشخاص ضمن البيئة والوسط المحيط به، وما يرتبط به من خبرات ومعارف تعمل على تمكين الفرد من اتخاذ قرارات مناسبة للعمل بها عند مواجهته بعض العوائق والتحديات.
ما هو مفهوم التواصل.
تعريف 1.
هو نوع من التفاعل يعتمد على الرموز بانواعها الحركية، التشكيلية، المنطوقة، المصورة. أو أية رموز تحرك السلوك وتثيره ما لم يحركه الرمز نفسه. في حال لم تتوافر ظروف محددة لدى الشخص المتلقي والمستجيب له (الطنوني، 1994، ص18).
تعريف2.
التواصل هو عملية يتم من خلالها نقل واستقبال الرسائل والمعارف والآراء بين طرفين من أفراد او جماعات في المجتمع. فهي عملية لتبادل وترابط وتراسل الأخبار والأفكار الاجتماعية أو الثقافية او العلمية وغيرها (حمداوي، 2006، ص2). والتواصل هو حاجة الفرد إلى التحدث والاستماع في محاولة للتفاعل مع الآخرين.
ما هي مكونات الرسالة الاتصالية؟
والعناصر الأساسية للاتصال هي كالتالي (أبو صوي، 2017).
- المرسل: وهو من يمتلك المعرفة او الفكرة أو البيانات التي يريد نقلها إلى طرف آخر عبر وسيلة اتصال. ولكي تنجح رسالته عليه الوضوح والدقة في نقل المعلومة.
- الرسالة: تتضمن البيانات والمعلومات والتعابير عن الفكرة. التي يريد المرسل نقلها على هيئة عبارات ورموز وأرقام وإيماءات الوجه والجسم واليدين.
- قناة الرسالة: وهي الطريقة او الوسيلة التي عبرها تتم عملية الاتصال. وقد تكون متلفزة او هاتفية أو شخصية أو إذاعية (العتيبي، 2015، ص64).
- المستقبل: هو من يتلقى الرسالة ويقوم بالرد عليها برسالة أخرى.
- التغذية الرجعة: وهو رد المستقبل للرسالة وتتأثر بمدى فهم المستقبل للرسالة.
ما هي دعائم الرسالة الناجحة؟
هناك سبعة أسس ودعائم ومعايير للرسائل الاتصاليه الناجحة نذكر بعضها:
1- الوضوح.
يجب أن تكون الرسالة واضحة وجلية في المعنى والهدف. حتى يستطيع المستقبل فهمها بسهولة دون أي سوء فهم. فالدقة والوضوح في نقل الرسالة تساعد المتلقي في تفهم السبب والمغزى من الرسالة. فيجب أن يكون معنى الرسالة واضحاً بحيث لا يؤدي لسوء الفهم أو تأويل الكلام إلى غير معناه المقصود.
وكذلك لايفترض على المتلقي أن يفهم الرسالة من أول مرة. بل يجب إعادة قراءتها لمرات عديدة حتى يصل للهدف من الاتصال بوضوح. وإلا فينقلب الكلام على المرسل أو المتلقي نتيجة لذلك. وربما يتعرض لهجوم وحملات وخصوصاً عندما يقوم شخص مسؤول بالحديث عن خطة حكومية معينة أو سياسة تجاه أمر ما أو حادثة معينة؟ (النصار، 2019).
وبالتالي يجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة دون أي تعقيدات غير ضرورية. يجب أن يستطيع القارئ فهم المعلومات بسهولة.
مثال: رسالة البريد الإلكتروني لتنظيم اجتماع: "نرجو حضور اجتماع الفريق يوم الاثنين القادم في القاعة رقم 302 الساعة 10 صباحًا."
مثال: على ذلك أن يقوم مسؤول بالحديث عن الاجراءات الحكومية. لضمان صحة سير العملية التعليمية. وعندما يقوم بذكر معلومات أو خطط غير واضحة قد يساء فهمه. ويصبح عرضة للتناول على صفحات التواصل الاجتماعي.
2- المرونة والتكيف مع متطلبات الجمهور.
يجب أن تتناسب الرسالة مع المستقبلين واحتياجاتهم وتفضيلاتهم. فالرسالة أو عملية التواصل يجب أن تكون موجهة إلى جمهور. ومن الضروري أن تتناول الموضوعات الحيوية والهامة. التي ترتبط بقضايا الجمهور الموجهة إليه ومشكلاته. وتعكس احتياجاته واهتماماته.
وتكون قادرة على طرح الحلول الممكنة والمناسبة لتجاوز تلك المشكلات. كما أنها قادرة من جانب اخر. ولاسيما في بعض المجالات على تقديم الوسائل الملائمة لإشباع حاجاته المختلفة وتلبية اهتماماته المتنوعة. في هذه الحالة ستكون الرسالة الاتصالية محط أنظاره وموضوع اهتمامه. وبالتالي ستكون أكثر فاعلية وإقناعاً (النصار، 2019).
لذلك يمكن القول ان نجاح الرسالة يتعلق بقدرتها على التكيف مع متطلبات الجمهور أو التغيرات المحتملة في السياق.
3- الدقة والصدق وعدم التحيز.
يجب أن تكون الرسالة صادقة وموثوقة. وأن تعبر عن الحقائق بدقة. فالصدق والأمانة تشكل الأساس لعملية الاتصال مع الآخرين بأكملها.
فعلى سبيل المثال إذا أردنا أن نعبر عن تقديرنا لشخص. علينا أن نكون صادقين في انتقاء عباراتنا. وأن نكون أمينين في تقديرنا ونتجنب الإسراف في المدح والإطراء الذي قد يصيب الشخص بالزهو والغرور.
فكما يرى يقول د يل كارينجي أن التفريق بين التقدير والتملق أمر بسيط. فالأول نقي خالص يصدر عن القلب. والآخر يصدر عن اللسان. كذلك فالتقدير هو تعبير أو فعل مجرد من الأنانية. أما التملق فهو قطعة من الأنانية. فالتقدير أمر مرغوب فيه من الجميع. أما التملق قهو مكروه من الجميع (أبوعرقوب، 1993).
وبالتالي يتطلب من الرساله الناجحة توفير معلومات دقيقة وصحيحة لتجنب الارتباك أو الفهم الخاطئ.
مثال: تأكيد دقة الأرقام المالية في تقرير الميزانية السنوي.
4- اختيار وسيلة الاتصال المناسبة.
حيث إن اعتماد وسيلة اتصال مناسبة يساهم في وصول محتوى الرسالة إلى الجمهور المستهدف بصورة ملائمة. بحيث يتحقق الهدف من الرسالة دون أي خلل او عوائق. وبالتالي تتحقق فعالية عملية الاتصال (حسونة، د – ت، ص9).
فهناك أنواع متعددة من تلك الوسائل( الشفهية أو الكتابية). علماً ان الوسائل الكتابية وهو الأسلوب المعمول به في معظم الشركات والهيئات الحكومية. حيث يتميز هذا النوع بوجود فرصة لاختيار كلمات الرسالة ومراجعتها قبل إرسالها.
وبذلك تنخفض احتمالية سوء فهم الرسالة او يقل غموضها. فضلاً عن إمكانية الاحتفاظ بها والرجوع إليها وقت الحاجة. مع حماية هذا النوع من الرسائل من التحريف (الشعيبي، د - ت، ص16).
5- التكرار والتأكد من الملائمة.
يعني أن تكون الرسالة مناسبة للجمهور المستهدف وللهدف الرئيسي للتواصل. حيث يستلزم التأكد من ان الرسالة قد تم نقلها من المرسل إلى المستقبل بشكل ملائم ومفهوم. بحيث يستلمها المستقبل بالصورة التي عناها ويقصدها المرسل.
وكذلك يجب عدم توقع أن المستقبل سيفهم رسالته من المرة الأولى. فلا بأس أن يكررها عدة مرات حتى يقدم صورة كاملة عن هدفه من الاتصال. ومحاولة إيصال المعلومات التي ترتبط بالموضوع. وعدم ضخ معلومات غير مهمة وغير ضرورية التحريف (الشعيبي، د - ت، ص66)
مثال: رسالة التوظيف يجب أن تحتوي على المعلومات المهمة بشأن المؤهلات والمهارات المطلوبة للوظيفة.
6- التنظيم وتكامل المعلومات.
يجب ان تقدم الرساله الاتصالية معنى كامل من خلال تزويد المتلقي معلومات وافرة وكاملة . توضح إجابات لتساؤلات المستقبل. لذا من الضروري وضوح الرسالة المراد نقلها وتنظيمها. باستخدام الرموز والمصطلحات الواضحة لدى المستقبل، وهذا يتطلب من المرسل أن يحلل جمهوره.
بحيث يتم التعبير عما يجول بخاطر المرسل من أفكار دون نقص. لتصل الرسالة إلى المتلقي كما هو مطلوب والتحضير للرد على الرسالة بنفس التنظيم. وإلا لن يتحقق الهدف المرجو من الرسالة. فما العبرة من إرسال رسالة منقوصة للطرف الاخر؟ بالتأكيد لن يتحقق نجاح ماهو مطلوب من المتلقي لعدم تكامل الرسالة (مشعلة، 14 مارس 2017).
وذلك بتزويد المستقبل بمعلومات وفيرة تجيب عن اسئلة المستقبل. وتوضح الهدف الاتصالي. ويعرفهم حق المعرفة حتى يعرف قصده من الاتصال المباشر.
مثال: في تقرير الأداء الربع سنوي، يجب تنظيم البيانات بشكل يسهل على القارئ فهم التطورات على مر الفترة.
7- اختيار الوقت والظروف المناسبة للاتصال.
يتعلق بإرسال الرسائل في الوقت المناسب لضمان استفادة أكبر من المعلومات. أو لضمان التنفيذ الفعّال لأي تعليمات. حيث يمنع الوقت غير المناسب وبعض الظروف السائدة في الوسط المحيط. من فهم الرسالة او استيعابها بما يقصده المرسل او يرغب بإيصاله من أفكار.
لذلك من الضروري اختيار الوقت والظروف الملائمة. التي تساعد المستقبل على التركيز الجيد والتفكير الصحيح لفهم ما تتضمنه الرسالة (جودة، 1996، ص131).
مثال: إرسال تنبيه مبكر بشأن اجتماع هام يعقد غدًا ليتمكن الجميع من التحضير.
في الختام👈 نجد أن نجاح العملية الاتصالية يستند لوضوح الرسالة وإمكانية نقلها بصورة سليمة للمتلقي. كما تستند لظروف المستقبل عند تلقيه للرسالة. والوقت الذي تلقى به تلك الرسالة. واحتمالية قراءته للرسالة بشكل جيد. او إنصاته وفهمه للرسالة الموجهة له بصورة لفظية او سمعية.
وبالتالي وبشكل رئيسي تعتمد الرسالة على صياغتها بشكل سليم وأسلوب سهل. ليتحقق نجاح العملية الاتصالية بشكل كلي.
المراجع.
- أبو صوي، ساجدة. (2017). الاتصال. موضوع. تم الاسترجاع من الرابط https://2u.pw/m8uuaYn.
- أبو عرقوب، إبراهيم. (1993). الاتصال الإنساني ودوره في التفاعل الاجتماعي. ط1. عمان: مركز التميز للمنظمات غير الحكومية.
- السوطري، حسن وباتيس، أحمد والعنزي، حمود والدوسري، نواف. (2009). تدريس مهارات تطوير الذات من وجهة نظر طلاب السنة التحضيرية في جامعة الملك سعود. المؤتمر العلمي السادس. الرياضة والتنمية. م 444 -2. كلية التربية الرياضية . الجامعة الأردنية.
- الشعيبي، وليد. (د – ت). فن ومهارات الاتصال الفعال. ملف pdf. تم الاسترجاع من الرابط https://docs.google.com/file/d/0B5ouQ_Ym2-loNGlzYW13YXJCSGs/edit?pli=1&resourcekey=0-sKei_SwepArbKms1UHX87Q.
- الطنوني، محمد. (1994). نظريا الاتصال. ط1. الإسكندرية: دار المطبوعات الجديدة.
- العتيبي. فرات. (2015). مشكلات التواصل اللغوي. مركز الكتاب الأكاديمي.
- النصار، صالح بن عبد العزيز. (2019). صفات ومبادئ الرسائل المكتوبة كي تكون فاعلة ومؤثرة. جامعة الملك سعود. تم الاسترجاع من الرابط https://faculty.ksu.edu.sa/ar/alnassar/blog/253179.
- جودة، محفوظ. (1996). العلاقات العامة مفاهيم وممارسات. د – ط. عمان: دار الهلال.
- حسونة، نسرين محمد عبده. (). الرسالة والوسيلة في عملية الاتصال بالجماهير وعلاقتهما بفن التحرير الصحفي. ورقة عمل. شبكة الألوكة.
- حمداوي، جميل. (2006). مفهوم التواصل – النماذج والمنظورات. ملف pdf. تم الاسترجاع من الرابط http://www.arabicnad.wah.com/.
- مشعلة، فاطمة. (14 مارس 2017). شروط الاتصال الناجح. موضوع. تم الاسترجاع من الرابط https://2u.pw/NYYfX.