تم استخدام كتابة الرسائل منذ القدم، حيث بدأت بنقل الرسائل عبر العدائين أو راكبي الخيل، ومن ثم الحمام الزاجل أو النقل البري أو البحري أو الجوي، وفي العصر الحديث أصبحت المراسلات تتم بين المنظمات عن طريق وسائل الاتصال السلكية أو اللاسلكية، وكانت شبكة الانترنت إحدى تلك الوسائل.
فالاتصالات الكتابية من مراسلات وتقارير ومذكرات أو اتصالات شفهية او اجتماعات والمقابلات وغيرها تتدفق عبر الوحدات والمستويات المتعددة في داخل المنظمة وخارجها.
لأن الإدارة الناجحة بحاجة لشرح وتفسير الأهداف والخطط وتوصيل التعليمات للعاملين الأفراد لينفذوها بنجاح بعد ان يتفهموا تلك التعليمات. وبالمقابل يحتاج العمال لتوصيل رغباتهم ومتطلباتهم واقتراحاتهم للإدارة بهدف إجراء ما يلزم (حريم، 2023، ص30).
المنظمة.
هي كيان اجتماعي مفتوح يضم الأفراد والجماعات بحيث يعملون بصورة تعاونية جماعية وبشكل وثيق، ضمن أطر هيكلية واضحة من اجل تحقيق آمال وغايات وأهداف مشتركة. ويمثل الاتصال بين الأفراد والجماعات من خلال تبادل المعلومات والآراء والبيانات والاتجاهات والخطط والسياسات وغيرها روح المنظمة والعامل الحيوي في حركة هذا التجمع البشري.
حيث إن الاتصال الفعال هو مفتاح نجاح المنظمة، وهو العامل الذي يساهم بازدهارها وبقاؤها، فالمدير لايمكنه الإحاطة بمهام ومسؤوليات التنظيم والتخطيط والتوجيه والتحفيز وإصدار التعليمات والتوجيهات الفاعلة بدون وسيلة الاتصال الفعال.
وكذلك الأمر بالنسبة للعامل فبدون التواصل الفعال لايمكنه معرفة ماذا يفعل زملاؤه وما خططهم ومشكلاتهم ويصبح التنسيق والتعاون بين أفراد الوحدات المختلفة أمراً مستحيلاً، وبالتالي يؤدي لانهيار المنظمة (حريم، 2023، ص29).
المراسلات.
هي وسيلة اتصال مكتوبة تنقل الأفكار والعقود والآراء بين طرفين، والمراسلات التجارية هي وسيلة غير مباشرة للاتصال بين التجار فيما بينهم، وبين التجار من جهة وبين المؤسسات الحكومية من جهة أخرى (الحموي وعودة، 2006، ص7).
أنواع المراسلات التجارية.
تتعدد المرسلات التجارية تبعا لطبيعة المنظمة فهناك:
- المراسلات الداخلية بين الموظفين داخل أقسام المنظمة، حيث يتم فيها تبادل المعلومات.
- المراسلات خارجية بين عدد من الشركات، أو بين المنظمة والعملاء المحتملين أو بين الدوائر الحكومية.
- مراسلات المبيعات للخدمات والمنتجات، وكذلك الرسائل التسويقية والفواتير.
- المراسلات الروتينية وخطابات الدعوة، أو النشرات التي تقوم بإبلاغ عدد كبير من الجمهور بإعلان معين، أو تغيير بيانات المنظمة.
وبشكل عام تكون المراسلات على الشكل التالي:
- رسالة نصية.
- بريد إلكتروني.
- مذكرة داخلية.
- تقرير.
- سيرة ذاتية أو غيرها.
يمكننا اختيار البريد الالكتروني كأحد أشكال المراسلات التجارية وشرح خصائصه كالتالي:
البريد الإلكتروني.
هو أحد أشكال المراسلات التجارية الشائعة جدًا في بيئة الأعمال، حيث يتم استخدامه للتواصل بين الأفراد والشركات والمؤسسات. عن طريق إنشاء بريد إلكتروني مجاني.
يتميز البريد الإلكتروني بسرعة وسهولة الاستخدام، كما يتيح إمكانية إرفاق الملفات والوثائق بشكل سهل ومنظم. ويتم ذلك من خلال جهاز حاسوب الذي يعتبر وسيلة مؤثرة في اتجاهات الأفكار والثقافات لمستخدميه، عبر مساسه لكل ما نفعل.
حيث وصل بهذا الجهاز ليقوم بتصرفات وإبرام عقود، فضلاً عن أنه أصبح وسيلة تبادل للمعلومات ونقل الأفكار والقرارات والمعارف مكتوبة أو مسموعة أو مرئية من خلال ميزة الشبكة العنكبوتية.
فقد أصبحت هذه الشبكة مكاناً للتسوق وبيئة للأعمال، من خلاله يتم نشر مئات الصفحات والأبحاث والبث المرئي، والمراسلات التجارية عن طريق عمل بريد الكتروني (السيد، 2019، ص164).
خصائص البريد الالكتروني.
للبريد الالكتروني سمات وخصائص متعددة نذكر منها:
- كتابة الرسائل النصية المراد إرسالها من طرف أول هو المرسل إلى طرف آخر هو المستقبل أو المرسل إليه.
- هو وسيلة فورية مكتوبة، وقد يتم إرفاقها بتسجيلات صوتية، أو مقاطع فيديو، أو صور، ويتم إرسالها عن طريق جهاز كمبيوتر.
- يمكن إرسالها إلى جهات متعددة، أو إرسالها إلى عدة أشخاص أو مجموعة بريدية بآن واحد، وبذات الوقت يتم الاحتفاظ بنسخة منها.
- يمكن للمرسل ان يعرف الرسالة التي تم ارسالها قد وصلت إلى المرسل إليه (فوزي، 2015، ص88).
- يمكن أن يكون طويلًا ومفصّلًا.
- يستخدم للتواصل الرسمي، ويحترم تنسيق الأعمال الرسمي.
مميزات البريد الإلكتروني.
من مميزات البريد الالكتروني نذكر:
- أسرع من البريد العادي، حيث لا يتجاوز وقت إرسال الرسالة فيه الخمس دقائق، وأقل تكلفة فهو مجاني لا يحتاج طوابع بريدية او أوراق، ولا داعي لدفع تكاليف إرسال فاكس، أو غيره، كل ما هو مطلوب الاتصال بالشبكة العنكبوتية، والوصل لصندوق البريد الالكتروني بواسطة برامج معينة، حيث يمكن أن ترسل رسائل بريد الكتروني على مختلف بقاع الأرض وانت جالس وراء شاشة الكمبيوتر (كافي، 2011، ص 424).
- لايتأثر بالفرق بين التوقيتات الزمنية، أو المناطق الجغرافية.
- تتم المراسلة فيه لى أكتر من شخص بوقت واحد (عياد، 2015، ص62).
- الردود تعتمد على محتوى البريد الإلكتروني وأهميته.
- قد يكون هناك تأخير في الاستجابة.
استخدامات البريد الألكتروني في بيئة الأعمال.
يمكنني ذكر أحد الأمثلة على استخدام البريد الالكتروني لأشارك مع زملائي هذا النوع من المراسلات في بيئة الأعمال، حيث قمت بإرسال بريد إلكتروني لزملائي في الشركة، لتذكيرهم بموعد اجتماع هام، بناء على طلب مدير الشركة، حيث تم الاتفاق على الموعد في وقت لاحق.
مثال: "السادة الزملاء الأكارم ـ تم تحديد موعد اجتماعنا السنوي الخاص بتقييم أداء الشركة خلال الربع الأخير في آخر خميس من هذا الشهر، ولذلك يرجى الاطلاع على المرفقات للاطلاع على تقرير الأداء للربع الأخير."
تم استقبال الرسالة بشكل جيد، مع التأكيد على حضور الاجتماع في الوقت المحدد.
مع العلم تلقيت عدة ردود إيجابية من زملائي الذين شكروني على التذكير، بصورة لطيفة.
ومع ذلك، كان هناك بعض الزملاء الذين لم يجيبوا على رسائل البريد الإلكتروني، ربما بسبب انشغالهم وتأخرهم على تفقد بريدهم الالكتروني.
وهذا يعني أن هناك جوانب يجب تحسينها في رسائلي المستقبلية، مثل التأكد من أن جميع الأشخاص المعنيين قد استلموا الرسالة. فضلاً عن تجنب إرسال بريد إلكتروني طويل دون فائدة واضحة.
في الختام 👈 يعتبر البريد الالكتروني وسيلة تواصل للمراسلات التجارية وغيرها، تملك بعض الميزات منه السرعة، مجانية، تساعد في توفير الوقت، مع تجاهل الرسائل غير المرغوب فيها.
ومع ذلك للبريد الالكتروني سلبيات متعددة مثل الرسائل المزعجة، إرسال الرسائل بصورة خاطئة، الفيروسات التي تدخل ضمن رسائل البريد الالكتروني، وغير ذلك.
المراجع.
- الحموي، شريف وعودة، رشيد. (2006). المراسلات التجارية بين النظرية والتطبيق. دار يافا للنشر والتوزيع. مكتبة المنهل. تم الاسترجاع من الرابط https://platform.almanhal.com/Details/Book/1464 .
- السيد، أسامة عبد السلام. (2019). الاقتصاد الرقمي. الأردن: دار غيداء للنشر والتوزيع.
- حريم، حسين محمود. (2023). مهارات الاتصال في عالم الاقتصاد وإدارة الأعمال. دار الحامد للنشر والتوزيع. ملف pdf . مكتبة المنهل. تم الاسترجاع من الرابط https://platform.almanhal.com/Details/Book/595.
- عياد، حشمت توفيق عزيز. (2016). الإعلام وقضايا التنمية. ط1. عمان: دار غيداء للنشر والتوزيع.
- فوزي، شروق سامي. (2015). التأثيرات الإعلامية على جمهور المستقلين. ط1. القاهرة: مؤسسة طيبة للنشر والتوزيع.
- كافي، مصطفى يوسف. (2011). الإدارة الالكترونية – إدارة بلا أوراق – إدارة بلا مكان – إدارة بلا زمان – إدارة بلا تنظيمات جامدة. دمشق: دار ومؤسسة رسلان للطباعة والنشر والتوزيع.