استراتيجيات القراءة والكتابة الأكاديمية في الجامعة

 

الدفاتر الفرعية – كيف سيفيدك إستخدام الدفاتر الخاصة كمحاسب

تقوم الشركات والمنظمات بتسجيل بياناتها المحاسبية في القوائم المالية باستخدام مستندات تُعرف بالدفاتر المحاسبية. وهي سجلات مكتوبة لجميع المعاملات المالية التي تتم في أي عمل تجاري. تُستخدم لتوفير سجل مفصل ودقيق لجميع الأموال التي تدخل وتخرج من الشركة. مما يساعد في تتبع الأداء المالي واتخاذ قرارات إدارية سليمة.

ما هو دفتر الاستاذ الفرعي؟

تتوفر عدة أنواع من الدفاتر المحاسبية. حيث يختص كل منها بتسجيل معاملات مالية معينة. من بين هذه الدفاتر. يُعتبر دفتر الأستاذ الفرعي واحدًا من دفاتر الأستاذ العام. ويتضمن بيانات ومعلومات مالية تتعلق بالأصول أو الالتزامات قصيرة الأجل. وكذلك الأصول الثابتة والالتزامات طويلة الأجل. (الزعبي، 2022).

يتم استخدام دفاتر الأستاذ الفرعية عندما يكون هناك عدد كبير من المعاملات المتعلقة بحساب معين. مما قد يؤدي إلى تشويش دفتر الأستاذ العام.

الدفاتر الفرعية هي سجلات متخصصة تلتقط أنواعا محددة من المعاملات. وتعمل كمكمل لدفتر الأستاذ العام. وهو دفتر المحاسبة الأساسي. الهدف من الدفاتر الفرعية هو تسجيل وإدارة فئات معينة من المعاملات بشكل فعال. مما يسهل توفير تفاصيل شاملة ومنظمة. توجد أنواع مختلفة من الدفاتر الفرعية لتلبية أنواع المعاملات المختلفة.

اقرأ أيضاً  تسجيل الحسابات في دفاتر اليومية ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة -دراسة حالة شركة.

اقرأ أيضاً الائتمان التجاري ونهج الشركة في تحصيل حساباتها المدينة

استخدم النموذج التالي وأدخل العمليات المالية (المعاملات) التالية من شركة هابي ويش(Happy Wish Company). في دفتر اليومية الخاص بهم.

 اشرح كيف سيفيدك استخدام الدفاتر الخاصة كمحاسب.

انتظر حتى يكتمل التحميل 👇

من خلال البيانات المعطاة أعلاه والخاصة بشركة هابي ويش (Happy Wish Company) . نوضح حساباتنا كاملة كالتالي:

انتظر حتى يكتمل التحميل 👇

ماذا يسجل في دفتر اليومية؟

تُستخدم دفاتر اليومية لتسجيل جميع المعاملات المالية، بدقة ووضوح. في عمودين: عمود للخصم (الدائن) وآخر للقيد (المدين). ويتم تسجيل كل معاملة مع تحديد الحسابات ذات الصلة. 

مثل حسابات الأصول. وحقوق الملكية. والالتزامات. وتُستخدم دفاتر مساعدة مخصصة لتسجيل أنواع محددة من المعاملات. مثل المشتريات والمبيعات والمرتجعات. وذلك من أجل تسهيل متابعة هذه المعاملات وتحليلها. (الزعبى، 2022).

مثال :

دفتر اليومية
منه	له	البيان	التاريخ
1500		من حـ/ الصندوق	1-May
	1500	إلى حـ/ إيراد الايجار
		تحصيل إيراد الايجار

اقرأ أيضاً نظام المعلومات المحاسبي (AIS) - ما هو دور المحاسب في تطبيق نظام المعلومات المحاسبية؟

ما هو الغرض من دفتر اليومية؟

يُعد دفتر اليومية بمثابة السجل الرسمي لجميع المعاملات المالية التي تتم في الشركة. حيث يتم تدوينها بشكل يومي وبترتيب زمني دقيق.

يشتمل كل إدخال في هذا الدفتر على معلومات أساسية تشمل: وصف مفصل للمعاملة. تاريخ المعاملة. مبلغ المعاملة. الحسابات التي تم التأثير عليها (الخصم والقيد). كما يُعد دفتر اليومية أداة أساسية لضمان سلامة ودقة النظام المحاسبي في أي شركة. كما أنه يُلزم قانونيًا بمسكه تبعًا لشروط محددة. (عبد المجيد، 2021، ص85).

ما فائدة دفتر اليومية؟

يعتبر دفتر اليومية الأداة الأساسية للنظام المحاسبي حيث يُشكل دفتر اليومية حجر الأساس للنظام المحاسبي في أي شركة. حيث يوفر البيانات الأولية لعمليات المحاسبة كافة.

من شروط التسجيل في دفتر اليومية؟

لضمان دقة وسلامة دفتر اليومية. يجب مراعاة عدة ضوابط منها:

• الحفاظ على سلامة الدفتر. 
• تجنب الشطب أو التمزيق في أي صفحة من صفحات الدفتر. 
• عدم ترك فراغات أو بياض بين السطور أو في نهاية الصفحات. 
• عدم الكتابة في الحواشي أو الهوامش. 
• جمع المبالغ ونقلها في نهاية كل صفحة. يتم جمع مبالغ جميع العمليات المدونة فيها. حيث يتم نقل هذا المجموع (المُسمى "المجموع المرحّل") إلى بداية الصفحة التالية. 
• ترقيم وتصديق الدفتر فيجب ترقيم جميع صفحات دفتر اليومية. وتصديق الدفتر من قِبل رئيس المحكمة في المنطقة التي تقع فيها الشركة. مما يُضفي على دفتر اليومية طابعًا قانونيًا. ويجعله أداة إثبات رسمية في حال حدوث خلافات أو نزاعات تجارية. حيث ينص قانون التجارة على قواعد خاصة لتنظيم مسك الدفاتر التجارية الإلزامية. وذلك لمنع الغش والتلاعب بالبيانات المالية. (الطراونة، 2015، ص74).

كيف يتم اعداد دفتر الاستاذ؟

يُعد دفتر الأستاذ بمثابة السجل المركزي لجميع الحسابات المالية الخاصة بالمؤسسة. حيث يتم فيه تجميع وتنظيم البيانات المُستمدة من دفتر اليومية. على الرغم من أهميته البالغة للنظام المحاسبي. إلا أن مسكه ليس إلزاميًا من الناحية القانونية في بعض الدول.

يتوافر دفتر الأستاذ عادةً في شكلين رئيسيين أحدهما دفتر بأوراق قابلة للإزالة حيث يُمكن إزالة صفحات هذا الدفتر وإعادة ترتيبها حسب الحاجة. والآخر على شكل بطاقات منفصلة. يتم تخصيص بطاقة لكل حساب. مما يُسهل عملية البحث عن المعلومات. (عبد المجيد، 2021، ص86).

ما هو الترحيل الى دفتر الاستاذ؟

تُعرف عملية نقل البيانات من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ بعملية "الترحيل". تُعد هذه العملية ضرورية لضمان دقة وسلامة السجلات المحاسبية، حيث تُتيح تجميع جميع المعاملات المتعلقة بحساب معين في مكان واحد. (عبد المجيد، 2021، ص86).

مثال :

منه	حـ/ المشتريات		له
1470	إلى حـ/ البنك	2360	رصيد مدين
890	إلى حـ/ الصندوق
2360		2360
2360

انتظر حتى يكتمل التحميل 👇

كيف يتم عمل ميزان المراجعة؟

بعد إتمام عملية ترحيل البيانات من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ. وترصيد جميع الحسابات. يشرع المحاسب بإعداد ميزان المراجعة. كإحدى الخطوات الأساسية في الدورة المحاسبية. 

يُعد ميزان المراجعة كشفًا دوريًا (شهريًا. نصف سنويًا. أو سنويًا) يُلخص الأرصدة المدينة والدائنة لجميع الحسابات المُدرجة في دفتر الأستاذ. 

يُساعد ميزان المراجعة على تحقيق التوازن بين مجموع الأرصدة المدينة ومجموع الأرصدة الدائنة. وذلك لضمان دقة وسلامة السجلات المحاسبية. 

يقسم ميزان المراجعة إلى قسمين:

• الأول ميزان المراجعة قبل الجرد ويعد بمثابة خطوة تمهيدية لعملية الجرد. 
• والثاني ميزان مراجعة بعد الجرد ويعد بمثابة خطوة ختامية للتأكد من صحة النتائج التي تم التوصل إليها من خلال عملية الجرد. ويحتوي أسماء كل الحسابات الموجودة في دفتر الأستاذ. هدفه التحقق من صحة المجاميع في دفتر اليومية وصحة مجموع الأرصدة (عبد المجيد، 2021، ص87).

استنادًا إلى ما سبق. نجد أن استخدام الدفاتر المحاسبيه يوفر العديد من المزايا. فهي تتيح توثيق المعاملات والأوراق المالية بانتظام. بما في ذلك سجلات الإنفاق والمصروفات. بالإضافة إلى الدخل والفواتير وغيرها. 

تساعد هذه الدفاتر في تتبع جميع الأنشطة المالية والتحقق من دقتها. مما يجعل عمليات التدقيق الداخلي والخارجي أكثر سهولة. ويسهم في تقليل احتمالية الاحتيال أو التلاعب أو الأخطاء. 

علاوة على ذلك. تتيح الدفاتر المحاسبية تحليل البيانات المالية بطريقة مبسطة. مما يمكننا من مراقبة التدفقات النقدية. والنفقات. والربحية. وهو أمر حيوي لاتخاذ قرارات مالية سليمة. 

لذا. فإن المحاسبة المالية. التي تعتمد على الدفاتر المحاسبية. تمثل أداة أساسية لأصحاب الأعمال. لأنها توفر نظامًا منهجيًا يساعدهم على تقييم أداء شركاتهم التجارية ومراقبته.

المراجع.

1. الزعبي، محمد. (2022 سبتمبر 13). أنواع الدفاتر المحاسبية. دليل تعلم المحاسبة. تم الاسترجاع من الرابط https://2u.pw/OdocxU.
2. الطراونة، مؤيد سلطان نايف. (2015). الدفاتر التجارية. رسالة ماجستير في القانون الخاص. كلية الحقوق. جامعة الشرق الأوسط.
3. عبد المجيد، بادي. (2021). محاضرات في المحاسبة العامة (1). مطبوعة بيداغوجية. موجهة لطلبة السنة الأولى جذع مشترك السداسي الأول. كلية العلوم الاقتصادية والتجارية وعلوم التسيير. الجزائر.